Privacy beleid

PROTOCOL – Registatie persoonsgegevens bij het Genootschap Oud Noordwijk

1. Registratie en verwerking van persoonsgegevens

Het Genootschap Oud Noordwijk registreert en verwerkt persoonsgegevens voor drie doeleinden:

1.A Beheren van de ledenadministratie

De ledenadministratie is een overeenkomst tussen het lid en het Genootschap waarbij het lid tegen betaling van de contributie vrije toegang heeft tot de beide musea van het Genootschap (Museum Noordwijk en Streekmuseum Veldzicht) en per jaar vier edities van het verenigingsblad De Blauwdotter krijgt toegestuurd.

Na aanmelding krijgt het lid een aanmeldingsbrief of e-mail waarin het lidmaatschap bevestigd wordt. Het lidmaatschap gaat in na betaling van de contributie en vervalt op verzoek. Bij het in gebreke blijven van de contributiebetaling wordt het lidmaatschap beëindigd.

Teneinde deze overeenkomst mogelijk te maken registeren wij van ieder lid:

• Naam, adres en bankrekeningnummer(s), en indien beschikbaar telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen).
• De betalingshistorie en eventuele bijzonderheden aangaande het lidmaatschap.
• Van onze vrijwilligers leggen wij naast de genoemde gegevens ook de werkgroepen vast waar zij lid van zijn.

De beschikbaar gestelde gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

• Toegangscontrole bij de beide musea
• Toezending van de Blauwdotter
• Informatie verstrekking betreffende het Genootschap
• Financiële controle ten aanzien van de contributiebetaling

Op verzoek van een lid zullen de vastgelegde gegevens worden getoond en/of aangeleverd.

De gegevens worden niet uitgewisseld met enige andere organisatie.

Onze bestanden zijn digitaal. Correspondentie wordt zowel digitaal als op papier bewaard.

Financiële gegevens worden na 10 jaar gewist, correspondentie wordt niet langer dan 10 jaar bewaard.

Bij beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens binnen 1 jaar uit de ledenadministratie verwijderd.

1.B Cameratoezicht in Museum Noordwijk

Museum Noordwijk is voorzien van cameratoezicht ter bescherming van haar eigendommen. De beelden worden uitsluitend gebruikt voor beveiligingsdoeleinden.

De beelden worden na 14 dagen automatisch gewist (overgeschreven door recentere beelden).

1.C Toezending van de nieuwsbrief van de website

Eenieder kan zich op de drie websites van het Genootschap inschrijven voor de nieuwsbrief. Na inschrijving krijgt men een aanmeldingsmail waarin om bevestiging wordt gevraagd. Uitsluitend het e-mailadres wordt geregistreerd en gebruikt voor toezending van de nieuwsbrief.

Uitschrijven geschiedt via de omgekeerde weg. Op de website kan men controleren of het e-mailadres van bekend is.

De e-mailadressen voor de nieuwsbrief wordt niet gedeeld met derden.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De voorzitter van het bestuur van het Genootschap is de verwerkingsverantwoordelijke voor de hierboven beschreven drie doeleinden.

3. Verwerker

Als verwerker treden op respectievelijk:

• De werkgroep ledenadministratie
• De werkgroep veiligheid
• De webmaster van de werkgroep ICT

4. Beveiliging

De ledenadministratie is uitsluitend benaderbaar vanaf werkstations waarop het account ledenadministratie is geïnstalleerd. Dit account is beveiligd met een wachtwoord.

Opgeslagen camerabeelden zijn opvraagbaar gedurende 14 dagen door middel van een inlogcode en wachtwoord.

Toegang tot de e-mailadressen van de nieuwsbrief van de website kan alleen door middel van een inlogcode en wachtwoord.

Noordwijk, 22 mei 2018

Genootschap Oud Noordwijk
Jan Kroonsplein 4
2202 JC Noordwijk